Office 365 și Google Workspace: despre suitele de productivitate în cloud
de Amy Hooper
26 iulie 2019
Sursa – Office 365 and Google Workspace Understanding the Cloud Productivity Tools Available to Nonprofits
Office 365 și Google Workspace (în trecut G Suite) sunt două instrumente de productivitate excelente, pe care organizația voastră le poate accesa ca donație, prin intermediul Programului TechSoup. Există, totuși, diferențe importante între Office 365 și Google Workspace, așa că este esențial să evaluați care dintre ele este cea mai potrivită pentru organizația voastră, înainte să faceți orice schimbare.
Opțiuni incluse în ambele serivicii:
- Email – host cu folosirea domeniului web al organizației, mai exact Microsoft Exchange sau Gmail de la Google.
- Aplicații pentru crearea de documente, spreadsheet-uri și slide-uri pentru prezentări. Suita Microsoft Office include Word, PowerPoint și Excel, în timp ce Google include Google Docs, Google Slides și Google Sheets.
- Sharing de documente și colaborare. Microsoft folosește Teams sau SharePoint pentru acest lucru, în timp ce Google Workspace permite partajarea și colaborarea pe documente prin Google Drive.
- Aplicații de video-conferință și chat intern. Microsoft oferă Teams și Skype; Google oferă Hangouts.
Mai jos puteți găsi o comparație între Google Workspace și Office 365 care sperăm să clarifice diferențele dintre cele două și să vă ajute să alegeți soluția de productivitate în cloud cea mai potrivită pentru organizația voastră.
Office 365
Office 365 folosește o abordare stratificată. Asta înseamnă că există o serie de servicii de bază la care pot fi adăugate alte servicii. Licențele la preț redus (ca Business Premium, E3 și R5) includ versiunile desktop ale aplicațiilor de productivitate Office și a celor accesate prin browser. Dacă se lucrează lucrează la distanță fără o conexiune bună la internet sau dacă sunt necesare opțiuni avansate ale Excel și PowerPoint, o versiune complexă de licență Office 365 ar putea fi o optiune mai bună pentru organizația voastră nonprofit.
Google Workspace
Google Workspace este unul dintre serviciile incluse Google for Nonprofits care curpinde așa cum știm, și Google Ad Grants sau Youtube Nonprofit Program. Google Workspace este un serviciu care operează în totalitate în cloud și este descentralizat, adică fiecare document este asociat unui anume utilizator, iar acel utilizator are control asupra partajării și a altor opțiuni. Acest serviciu necesită minimă implicare IT sau de administrare, dar există totuși opțiunea de control centralizat al permisiunilor pentru documente, dacă optați pentru acest lucru. Așa cum v-ați aștepta, Google Workspace este excelent pentru utilizatorii care sunt obișnuiți cu celelalte aplicații Google. Pentru a folosi Google Workspace la adevăratul potențial, utilizatorii trebuie să fie familiarizați și cu stocarea, partajarea și editarea de documente în cloud. Ca organizație, va fi necesar să stabiliți politici și proceduri clare pentru administrarea documentelor, inclusiv pentru editare, deținere și acces.
Administrare
Google este conceput pentru intervenție minimă din partea angajaților sau a administratorilor IT, ceea ce înseamnă că utilizatorii controlează unde sunt salvate documentele și cu cine sunt partajate. Cu Microsoft, controlul asupra partajării de documente poate fi mai centralizat. În celelalte zone, ambele soluții oferă opțiuni de administrare avansate, cu panouri de comandă clare și intuitive. Cu fiecare dintre soluții, veți reduce costurile generale de administrare, pentru că actualizările pentru opțiuni, patch-urile și actualizările de securitate sunt disponibile automat prin intermediul abonamentului cloud.
Comparație între capabilitățile Google Workspace și Office 365
Interfața
Așa cum spuneam mai sus, alegerea uneia dintre soluții va fi cel mai probabil influențată de cât de confortabil se simt utilizatorii cu fiecare dintre interfețe. Ambele oferă o mulțime de opțiuni de colaborare, însă serviciile de colaborare Google sunt mai ușor integrate cu alte instrumente Google Drive, iar Microsoft a făcut recent pași importanți pentru a se asigura că Teams poate fi o platformă centralizată de acces către toate aplicațiile Microsoft dintr-o singură interfață. Ambele platforme se pot integra ușor cu alte soluții de management de proiect utilizate adesea de organizațiile nonprofit: Wrike, SurveyMonkey și HubSpot.
Totuși, aplicațiile desktop Office 365 pot fi mai sofisticate și oferă mai multe opțiuni decât echivalentele lor din suita Google. Excel, în special, oferă un grad înalt de funcționalitate, de la creare și coduri de culoare pentru orice tip de tabel la administrarea fluxurilor de lucru. Din acest motiv, dacă organizația voastră are nevoie de funcționalități avansate ale aplicațiilor Microsoft – cum sunt Word SmartArt sau animațiile interesante care se pot face în PowerPoint – cea mai bună soluție pentru voi ar fi Office 365.
Oricum ar fi, când vine vorba de interfață, totul ține de preferința utilizatorilor. Angajații obișnuiți cu interfața Microsoft vor considera, cel mai probabil, Office 365 ca fiind comod. De cealaltă parte, cineva care a folosit întotdeauna produse Google se va simți mai confortabil cu interfața din Google Workspace for Nonprofits.
Accent pe cloud
Google Workspace este o soluție complet online, toate datele sunt stocate în cloud, pe când Microsoft are atât versiuni online, cât și versiuni cu stocare locală pentru aplicații și serverul de e-mail. Dacă aveți la dispoziție conexiuni de internet stabile, lucrul în cloud nu ar trebui să fie o problemă. Totuși, această modalitate de a lucra ar putea deveni o problemă dacă aveți frecvente dificultăți de acces la internet sau angajați care lucrează la distanță și nu au conexiuni stabile de internet. Aplicațiile desktop necesită, în prezent, o versiune plătită a Office 365, asupra cărora vom reveni mai jos.
Email-ul
Cele două servere de e-mail sunt foarte asemănătoare, cu excepția tehnicilor pe care le folosesc pentru sortarea mailurilor. În timp ce Microsoft împarte e-mailurile în foldere, Gmail folosește „tag-urile” pe care utilizatorii le pot folosi pentru a filtra mesajele afișate. În plus, platforma Gmail este în totalitate web-based, comparativ cu Microsoft Outlook care are și aplicație pentru desktop.
Interoperabilitatea
Office 365 și Google Workspace oferă versiuni disponibile gratuit, ca donație sau grant, pentru organizațiile nonprofit. Drept urmare, s-ar putea să fiți tentați să folosiți elemente de la fiecare dintre ele care să vă rezolve nevoile organizaționale, iar acest lucru este cu siguranță posibil. Principala provocare, în acest caz, ar putea fi partajarea de documente între cele două platforme. Capabilitatea ca mai mulți utilizatori să lucreze pe un singur document în același timp este un beneficiu enorm pe care îl oferă fiecare dintre soluții, însă acest lucru nu este posibil dacă doi utilizatori folosesc platforme diferite. Pentru a putea lucra colaborativ în ambele soluții, va trebui să descărcați documentele și să le trimiteți de la unii la ceilalți. Asta transformă opțiunile de lucru colaborativ în unele ineficiente și adesea determină probleme la formatare și la timpii de administrare a sistemelor multiple folosite.
Licențe și costuri
Există versiuni gratuite disponibile ca donație pentru organizațiile nonprofit pentru ambele soluții, cu opțiunea de upgrade la versiuni avansate, la prețuri reduse, sau de a le combina cu licențe de software on-premise disponibile prin TechSoup. Microsoft oferă ca donație Nonprofit Business Essentials sau Nonprofit E1 (în funcție de dimensiunea organizației), iar organizațiile nonprofit primesc reduceri pentru upgrade-ul la versiuni superioare ale Office 365. Google oferă acces la Google Workspace Basic în mod gratuit, ca donație, iar această soluție poate fi transformată prin upgrade la abonamente Business sau Enterprise, la prețul de piață.
În cazul ambelor servicii, puteți „combina” licențele în diverse feluri. De exemplu, dacă o mică parte dintre utilizatori are nevoie de opțiuni prezente în versiunea plătită a oricărora dintre cele două servicii, puteți să alegeți să faceți upgrade doar acelor licențe (utilizatori) specifice și să rămâneți la versiunea gratuită pentru restul utilizatorilor. În acest mod, plătiți doar pentru utilizatorii care folosesc soluția. Există, de asemenea, opțiunea de a ajusta acest lucru în fiecare lună. Aplicațiile desktop ale Microsoft Office nu sunt incluse în versiunea Office 365 disponibilă ca donație, dar pot fi accesate prin intermediul www.techsoup.ro contra unei taxe de aministrare, fiind licențe perene.
Pentru utilizatori, procesul de instalare nu ar trebui să fie o problemă, dacă vă asigurați că ați oferit training adecvat persoanelor care nu sunt obișnuite cu platforma aleasă (TechSoup Courses vă poate fi de ajutor în acest sens). Totuși, migrarea între Google Workspace și Office 365 va necesita eforturi intense de administrare, așa că ar trebui să vă asigurați că acest proces este cu adevărat în beneficiul utilizatorilor, înainte să începeți.
Pentru o analiză mai aprofundată a produselor disponibile și a capabilităților acestora, consultați comparațiile de preț Office 365 Nonprofit și Google Workspace, dar și acest tutorial video realizat de TechSoup Global, conceput pentru a vă ajuta să alegeți licențele Office 365 potrivite.
Două soluții excelente pentru organizațiile nonprofit
Ambele soluții sunt instrumente profesionale care vor ajuta la îndeplinirea nevoilor multor organizații. Sperăm ca această comparație să vă ajute să luați cea mai bună decizie pentru organizația voastră, indiferent că e vorba de alegerea uneia dintre platforme, decizia de a rămâne la soluția folosită în prezent sau varianta de a combina cele două soluții, pentru ca organizația să continue să opereze eficient și în siguranță indiferent de provocări.