Pasul 2 - Implementează suita de productivitate în cloud pentru organizația ta

Pasul 2  -  Implementează suita de productivitate în cloud pentru organizația ta

de Asociația Techsoup

Continuă transformarea digitală a organizației tale cu următorul pas, cel de implementare al suitei de productivitate în cloud.

Ce este o suită de productivitate?

O suită de productivitate este un serviciu IT profesional în cloud pe care îl poți obține gratuit pentru organizația ta. Google sau Microsoft oferă suite complete de productivitate care înseamnă: email pe domeniul organizației, stocare și arhivare de documente, calendare comune, sistem de conferință, plus servicii de securitate pentru toate aceste date și servicii. Ai propria ta infrastructură profesională IT, fără să plătești pentru asta.

O suită de productivitate, ca să o poți folosi și să îi poți vedea beneficiile, trebuie implementată. Primii pași de implementare îi poți face chiar tu, prin parcurgerea cu atenție a tuturor informațiilor și resurselor disponibile.

Pentru anumiți pași mai avansați vei avea nevoie de ajutorul unui specialist IT voluntar. Nu ezita să ceri ajutorul comunității tale de voluntari, suporteri, cunoscuți - suntem pe atât de  puternici pe cât este de mare capacitatea noastră de a ne folosi resursele pe care le avem la îndemână, iar noi nu cunoaștem pe nimeni mai puternici ca oamenii din organizații nonprofit :).

Dacă ai nevoie, reia aici informațiile din articolul anterior: 1. Începe cu domeniul de web al organizației și alege o suită de productivitate în cloud și revino la acest articol abia după ce ai bifat primii 2 pași descriși anterior.

Îți aducem aminte că fiecare suită de productivitate este un serviciu dintr-un pachet de servicii nonprofit oferit direct de Google sau Microsoft. Ca să ajungi să implementezi suita de productivitate, trebuie să aplici direct către companiile care oferă acea suită:

Acum că ai parcurs deja primii pași: ai un domeniu achiziționat al organizației și ai aplicat pentru o suită gratuită de productivitate, hai să mergem cu încă 2 pași mai departe în implementare.

Pasul 3: Ca să poți implementa suita de productivitate, trebuie ca domeniul tău să fie verificat de către furnizorul ales, Google sau Microsoft.

Un pas extrem de important în implementarea suitei de productivitate, oricare ar fi ea, este verificarea domeniului organizației. Practic, sistemul respectiv, Google sau Microsoft, verifică dacă acel domeniu este al organizației tale și dacă ai dreptul să îl folosești. Este pasul care împiedică alți oameni să îți folosească abuziv domeniul și să creeze adrese de email în numele tău.

De obicei, după ce ai primit acces în interfața de administrator a Google Workspace sau Microsoft Office 365, vei avea o secțiune de “Domenii/Domains” unde trebuie să verifici domeniul organizației tale. Fiecare sistem îți oferă variante diferite de verificare, unele mai simple, altele pentru care vei avea nevoie de ajutor IT. Dacă ai deja un site funcțional public, atunci de obicei trebuie să urci un fișier text pe acel site sau cine se ocupă de hosting-ul organizației trebuie să adauge câteva informații în sistemul cu care administrează serverul pe care se află site-ul organizației tale.

Fiecare serviciu oferă variante de verificare multiple, potrivite pentru orice situație în care te afli (dacă ai sau nu site public, dacă ești sau nu găzduit de un sistem profesional), deci nu îți face griji că nu vei găsi opțiunea potrivită. Trebuie doar să ții minte că orice implementare de suită de productivitate are ca prim pas verificarea domeniului, iar dacă ai mai multe domenii în organizație și vrei să ai adrese de email pentru toate - trebuie să le verifici pe fiecare în parte. Nu poți avea adrese de email până nu verifici domeniul/domeniile organizației.

Iată aici câteva resurse de unde poți porni să te informezi:

Între timp, cât se face verificarea domeniului, tu poți deja crea adrese de email pentru toți colegii din organizație și adrese generice pentru organizație, astfel încât să le ai gata pentru pasul următor.

Evident, nu vei putea încă să trimiți și să primești emailuri pe ele, pentru asta e nevoie de încă un pas, unde ar fi bine să ai puțin ajutor tehnic: setarea MX Records în DNS domeniului tău.

Cu ce mă ajută o adresă profesională pe domeniul organizației, nume@organizatiamea.ro?

Adresa de email pe domeniul organizației este cheia de intrare a fiecărui angajat și voluntar în spațiul organizației din suita de productivitate. Fiecare serviciu digital pe care îl adaugi organizației va putea fi accesat cu această adresă de email: spațiu de mesaje instant, sisteme de management de proiect, sisteme de conferință.

Adresa profesională nu este același lucru cu o adresă alias pe gmail sau outlook.

Nu poți face management centralizat de documente sau servicii cu adrese personale de gmail sau outlook.

Deci trecem la Pasul 4: Setează și pregătește emailurile pe suita de productivitate

Dacă în secțiunea ta de domenii, domeniul verificat apare ca verificat și ai setat deja și adresele de email ale colegilor tăi, este timpul să și activezi aceste emailuri. Iar ca să faci asta, trebuie să setezi MX records în interfața de administrare a serverului unde ai pagina ta de internet găzduită.

Ce este un MX record? MX vine de la Mail Exchange - codul care îi spune internetului unde și cum să îți trimită emailuri, echivalentul adresei și codului poștal în digital.

Fără MX records, internetul nu știe unde să îți trimită poșta electronică! Ține minte: MX records sunt lucruri pe care le adaugi DNS-ului site-ului tău.

Și ce este DNS? DNS este Domain Name System - cartea de telefon a internetului, cum îi spunem toți. DNS face ca adresele pe care noi le introducem în limbaj natural, ca www.organizatiamea.ro, să fie transformat în adresă IP, adică ce știe de fapt un browser să citească și să îți afișeze. Fără DNS, ar trebui să introducem în browser adresele IP ale paginilor pe care le accesăm, adică ar trebui să ținem serii complexe de numere ca 199.181.173.179 și să știm cărei pagini de internet le sunt asociate aceste serii. Orice pagină de internet are DNS.

Dar tu nu trebuie să știi să introduci toate aceste lucruri. Trebuie să știi că ele există, că sunt extrem de importante și trebuie să cunoști cui să îi ceri să ți le introducă sau modifice.

Deci, în zona de administrare a suitei tale de productivitate, tot în secțiunea de “Domenii/Domains”, dacă vei da click pe domeniul pe care vrei să setezi emailuri, vei găsi o secțiune cu MX records. Copiază acea secțiune și trimite-o mai departe către cine te ajută cu găzduirea domeniului organizației tale sau către voluntarul tău IT.

Instrucțiuni de la Microsoft și Google, găsești și aici:

După operarea acestor modificări, vei putea începe să trimiți și să primești emailuri pe acele adrese.

Lucrurile sunt puțin diferite când nu creezi adrese noi, ci migrezi adrese de email de la un furnizor la altul. Ce trebuie să ții minte în aceste condiții?

  • Imediat după modificarea MX record nu vei mai primi emailuri pe vechiul serviciu, ci doar pe cel nou. Nu poți avea 2 MX records în același timp, nu poți folosi 2 servicii de primire-trimitere de email în același timp.
  • Fă această modificare spre finalul săptămânii sau seara, astfel încât să nu pierzi emailuri la transferul de MX records. Se poate întâmpla ca pentru câteva ore emailurile adresate ție să nu știe unde să se ducă, deci să nu se mai ducă nicăieri :)
  • Creează adresele de email noi în oglindă perfectă cu cele vechi, astfel încât să nu rămână adrese de email pe dinafară.
  • Migrarea conținutului căsuțelor de email vechi în serviciul nou este posibilă, și atât Google, cât și Microsoft pun la dispoziție instrumente de migrare pe care le poți încerca. Dar preocupă-te de asta după schimbarea MX records.

Acum că îți este mai clar ce trebuie să ceri și mai ales de ce, nu mai amâna această trecere - o să simți imediat în felul în care se derulează lucrurile în organizația ta, mai ales dacă până acum ai folosit vreun serviciu gratuit de emailuri sau un server de email mai vechi.

Orice opțiune vei alege, securitatea și fiabilitatea emailurilor tare se va îmbunătăți considerabil. Plus că, din acest moment, ai exact ce îți trebuie ca să începi să muți cu adevărat procesele organizației tale în cloud și să pornești cu adevărat procedura de #TransformareDigitala.

Reamintește-ți Pasul 1 sau descoperă Pasul 3 din transformarea digitală a organizației tale