Pasul 3 - Folosește la maximum suita de productivitate a organizației tale
de Asociația Techsoup
Ai ajuns aici pentru că deja ai parcurs primii pași recomandați de noi ca să treci de la o organizație fără domeniu la o organizație pe cale să își transforme digital procesele și activitatea. Îți reamintim că primii doi pași au presupus:
- Să începi cu domeniul de web al organizației și să alege
- Să implementezi suita de productivitate în cloud pentru organizația ta
Dacă ți se pare că este puțin lucru, să știi că fiecare pas de #TransformareDigitala pe care îl faci înseamnă o economie semnificativă de costuri - buget care poate fi redirecționat acolo unde este nevoie: în comunitățile și angajații tăi.
Valoarea de piața anuală a unui asemenea serviciu pentru o organizație medie de 4-5 colegi și 10 adrese de email este aproximativ între 2.000 – 3.000 USD anual, iar asta dacă luăm în considerare doar cât costă subscripția pentru un actor comercial, nu și cât înseamnă pentru tine și oamenii care au nevoie de tine să economisești timp și bani știind, de exemplu, că nu trebuie să mai cauți un sistem de conferințe online ca să vorbești cu comunitățile tale, ci îl ai deja, gratuit și gata setat.
Acum că este gata implementată și funcționează, o suită de productivitate este eficientă dacă sunt definite procesele și regulile în jurul ei și dacă este folosită.
Iată câteva idei despre cum o poți folosi și mai eficient:
- Organizează spații distincte de documente și arhivare de fișiere pentru fiecare proiect (fie prin Sharepoint Sites în Microsoft sau Google Team Drive în Google Workspace)
- Pregătește o structură inițială intuitivă de organizare a folderelor și documentelor pentru spațiile de documente la care are acces toată lumea
- Stabilește reguli minimale de denumire a folderelor și documentelor în organizație, pe care toată lumea să le respecte
- Lucrează și salvează documente direct în cloud ori de cât ori este posibil și stabilește reguli intuitive de colaborare pe documente
- Instalați-vă pe fiecare computer pe care îl utilizați aplicațiile locale de Google Drive sau OneDrive și setează un backup automat de documente, astfel încât să salvezi toate documentele direct în cloud și să nu depinzi de un anumit device
La ce folosește aplicația locală de Google Drive sau OneDrive?
Poți instala Google Drive sau OneDrive ca și când ai instala o aplicație locală pe computer, indiferent de sistemul de operare pe care îl ai pe computer. Îți va crea un folder de documente Google Drive sau OneDrive în documentele tale de pe computer, iar tot ce vei salva în acel spațiu va deveni disponibil și în cloud ori de câte ori ai nevoie de el sau ai nevoie să le trimiți mai departe. Construiește în folderul respectiv o structură intuitivă și ai grijă ca sincronizarea să pornească automat de fiecare dată când pornești computerul.
Aceleași aplicații instalate pe telefon sau pe tabletă, îți vor da acces la documente și de pe acele device-uri.
- Setează un calendar organizațional asociat adresei de email generale a organizației, astfel încât orice angajat să poată introduce și vedea activitățile comune în organizație
- Încurajează toți angajații să își împărtășească în echipă calendarele profesionale, astfel încât să vă puteți sincroniza simplu, fără emailuri inutile
- Ai grijă de datele tale: poți introduce reguli pentru crearea unor parole mai complexe și sigure pentru conturile de email profesionale, aplică o politică de solicitare de modificare periodică a parolei și introdu 2-steps authentication pentru toate serviciile cloud ale organizației, ca să ai grijă de datele tale
Despre securitatea datelor tale vom mai discuta într-un punct separat, dar pornește de la acești pași simpli în a construi o politică de securitate pentru datele tale. Datele tale sunt cât de sigure este cea mai slabă parolă din organizație, deci ai grijă ca toate parolele să îndeplinească câteva condiții minimale de securitate. O parolă cu 7 caractere similare poate fi spartă în 29 milisecunde, pe când pentru o parolă cu 10 caractere, dintre care câteva diferite, poaate dura câteva decenii să fie spartă.
Ce este 2-steps authentication?
2-steps authentication înseamnă că la autentificare, pe lângă parolă, sistemul îți cere să introduci periodic și un cod trimis pe sms, pe telefon. Este similar cu un token/cod de calidare de bancă sau cu verificările pentru o plată electronică.
Descoperă Google Workspace for Nonprofits și ce alte lucruri poți face în suita de productivitate în resursele Școlii Digitale pentru ONG, în acest webinar de 1 oră susținut de prietena noastră Ana Sipciu în 2018: primii pași în productivitate pentru ONG-uri sau aceste serii de articole scurte despre fiecare serviciu din Google Workspace în parte, în Google Workspace Learning Center.
Dacă implementezi Microsoft Office 365 for Nonprofits, participă la cursurile deschise organizate de TechSoup Global ca să înveți să îl folosești la maximum: Microsoft Nonprofit Digital Skills Center
Fiecare minut investit în a seta serviciile pentru toți colegii tăi și fiecare oră investită de voi în a afla cum se utilizează serviciile din suită sunt timp și resurse economisite și salvate de organizația voastră.
Pune timp deoparte pentru pregătirea ta și utilizează resursele construite pe www.ongonline.ro special pentru tine ca să înveți ceva nou digital, măcar o dată pe lună.
Convinge-ți colegii și pe tine să încercați în fiecare lună un serviciu nou oferit de furnizorul tău Google sau Microsoft. Fiecare experiență digitală vă face mai bine pregătiți în a identifica exact ce vă trebuie și cum este cel mai bine utilizat de către fiecare.
Reamintește-ți primii Pașii 1 sau 2, sau descoperă-l pe următorul - Pasul 4 în transformarea digitală a organizației tale.