Pasul 4 - Construiește o organizație care poate comunica online oriunde

Pasul 4 - Construiește o organizație care poate comunica online oriunde: intern, cu beneficiarii ei și în evenimente publice digitale

de Asociația Techsoup

 

Presupunem că organizația ta are deja domeniu, suită de productivitate și servicii setate și utilizate de toți colegii din organizație. Sunteți conectați la documente și la comunitățile voastre și nu mai pierdeți timp căutând documente prin serverele vechi ale organizației sau cercetând servicii pe care le puteți folosi ca să comunicați digital cu comunitățile voastre.

Dacă ai nevoie, poți recapitula aici cum ajungi până la această etapă în care o organizație e pregătită de pașii avansați de #TransformareDigitala:

  1. Începe cu domeniul de web al organizației și alege o suită de productivitate în cloud
  2. Implementează suita de productivitate în cloud pentru organizația ta
  3. Folosește la maximum suita de productivitate a organizației tale

Și totuși, ți se pare că este loc pentru o mai bună comunicare în interiorul organizației și mai ales pentru a ajunge la comunitățile tale.

Mai întâi, asigură-te că sistemele de conferințe online cu care a venit suita de productivitate sunt folosite la maximum în interiorul și exteriorul organizației și că toți colegii știu să le seteze și chiar le utilizează.

Pornește în analiza ta de la aceste scurte întrebări:

  • Știm să folosim sistemul de conferințe din suita de productivitate pe care am ales-o? Îi cunoaștem toate funcționalitățile?

Înainte de decide dacă sistemul de conferințe pe care îl ai nu este suficient, asigură-te că îi știi toate funcționalitățile. Nu uita că, suita de productivitate este un instrument profesional, pe care tu îl ai deja gratuit și cunoști cum funcționează și anume:

  1. Google Meet
  2. Microsoft Teams
  • Este potrivit sistemul de comunicare internă și video-conferințe pe care îl avem pentru nevoile noastre de comunicare internă din organizație?

În cele mai multe dintre cazuri, evident că este. Însă, poate că organizația ta are și alte nevoi în ceea ce privește comunicarea:

  • Poate vrei să nu mai ai atât de multe emailuri interne, în care ne trimitem linkuri sau documente;
  • Poate ai un număr mare de voluntari pe care îi dorești mai aproape de organizație sau care lucrează remote pentru organizație;
  • Poate ai mai multe proiecte în parteneriat, unde ai prefera să te coordonezi cu partenerii mai rapid și nu pe email sau Whatsapp.

Dacă te afli în vreuna dintre aceste situații sau ești pur și simplu curios, încearcă și Slack, care oferă abonamentul lor standard gratuit organizațiilor nonprofit, în limita a 250 de utilizatori. Slack este instrumentul favorit de comunicare al colegilor din IT, care combină mesajele instant, organizate pe canale cu subiecte diferite, cu posibilitatea inclusiv de a iniția video-conferințe instant în cadrul aplicației. Poți schimba ușor documente și poți invita ușor oameni din afara organizației să se alăture unor canale dedicate.

  • Este potrivit sistemul de video conferințe pe care îl avem să organizăm întâlniri cu beneficiarii și comunitățile noastre?

De cele mai multe ori este, de aceea este foarte important să cunoști funcționalitățile serviciului pe care îl ai deja. Ambele au limite foarte generoase cu privire la câți oameni pot participa în același timp la întâlnire, de la 100 în sus. Ambele îți permit să înregistrezi discuțiile, dacă ai nevoie. La Google Meet te poți conecta și audio prin telefon.

Dacă vrei să încerci și la altceva, mai poți încerca și 8X8 sau Jitsi Meet, un sistem de conferințe online open-source, ambele gratuite.

  • Este potrivit sistemul de video conferințe pe care îl avem deja să organizăm evenimente digitale publice?

Pentru evenimente digitale poți avea nevoie de sisteme care să și înregistreze sau să transmită live evenimentele pe Facebook, sau poate de sisteme cu camere de discuții separate, unde să poți organiza ateliere mai mici de lucru. Ai nevoie și de un sistem de înregistrare la eveniment, de aprobare a participanților sau de trimis emailuri de follow-up.

Pentru asta te poți uita mai degrabă la sisteme profesionale ca Zoom sau GoToWebinar.

Verifică în acest material, creat de colegii noștri de la TechSoup, care sunt principalele servicii disponibile organizațiilor nonprofit, ca să poți lua o decizie informată: comparație între sisteme de conferințe online prin TechSoup

Dacă nu știi de unde să pornești organizarea unui eveniment public de tip webinar, te ajută colegii noștri de la TechSoup Europe. Au organizat în luna aprilie 2020 un “Webinar about making webinars” și au creat acest mic ghid despre cum să organizez un webinar: Ghid scurt despre cum să creezi un webinar

Urmărește aici webinarul colegilor noștri de la TechSoup Europe despre cum să organizezi webinarii publice: webinar despre cum organizezi webinarii de la TechSoup Europe

Dacă tot vorbim de comunicare deschisă și colaborare, poate nu ar strica să construiești o mică politică internă pentru asta. Nu o face mai complicată decât trebuie să fie, asigură-te doar că ați discutat intern și v-ați pus de accord în privința următoarelor aspecte:

  • Cum comunicăm atunci când suntem la birou? Dar pe teren?
  • Cum vom comunica atunci când lucrăm la distanță?
  • Am stabilit frecvența cu care vom comunica: cât de des ne auzim în perioadele în care #stamacasa sau când lucrăm la distanță?
  • Folosim spațiul de comunicare și pentru ca să avem grijă de noi în echipă?

Altfel, nu uita regulile de aur în comunicarea online într-o organizație deschisă:

  • anunță când ești disponibil și când nu ești
  • asigură-te că ești exact și detaliat când comunici - nu ai avantajul comunicării nonverbale

Mai mulți colegi informați este o opțiune de preferat față de mai puțini colegi informați.

Orice sistem ai alege, nu uita să verifici mai întâi dacă este disponibil gratuit sau cu discount prin TechSoup România, fie în catalogul TechSoup, fie ca serviciu de validare - orice economie este binevenită.

Chiar dacă nu este, întreabă furnizorul respectiv dacă nu cumva oferă el un discount general sau pentru munca ta - sunt șanse mari să ofere sau să îl convingi să îți ofere, așa că pornește prin a întreba. Și noi la Asociația TechSoup suntem mari fani ai economiilor, și nu pierdem nicio ocazie în a economisi fonduri pentru proiectele noastre.
 

Reamintește-ți pașii anteriori: 1, 2 sau 3 sau descoperă-l pe următorul – Pasul 5, în transformarea digitală a organizației tale.