Pasul 5 -  Schimbă managementul de proiecte cu ajutorul sistemelor online dedicate

Pasul 5 -  Schimbă managementul de proiecte cu ajutorul sistemelor online dedicate

de Asociația Techsoup

Acum că partea de comunicare internă și externă a organizației a fost transformată digital, mergem mai departe cu celelalte procese ale organizației noastre.

Nu uita să recapitulezi aici despre ce sisteme putem folosi pentru comunicarea online a organizației tale:

Construiește o organizație care poate comunica online oriunde: intern, cu beneficiarii ei și în evenimente publice digitale.

Niciun proces nu este mai important pentru organizații nonprofit decât managementul de proiecte, căci munca noastră sunt proiectele noastre. Chiar dacă ele trebuie să se vadă în viața ne-digitală a comunităților, proiectele noastre pot fi planificate și administrate în digital cu mult mai multă ușurință decât până acum - și de regulă și cu o mai mare eficiență.

Experiența noastră ne-a arătat că, chiar și dacă organizația ta se ocupă de un singur proiect, este mult mai eficient să ai un sistem de project management online. Cu cât organizația ta are mai multe proiecte și programe, cu atât mai mult va beneficia de o organizare digitală.

Primele instrumente la îndemână sunt chiar instrumente din suita ta de productivitate, trebuie doar să le folosiți cu toții în cadrul organizației:

• Microsoft Office 365 for Nonprofits are atât o aplicație de Planner, dar și un To Do individual și de echipă via Microsoft Teams; în Microsoft Planner poți adăuga proiecte, sarcini, termene limită, responsabili, documente asociate proiectului și organizarea sarcinilor proiectului în panouri separate pentru sarcini în lucru, finalizate sau amânate. Este ușor de setat, iar dacă Microsoft este suita ta de productivitate, atunci vei avea totul la un loc - în aceeași fereastră de servicii generale pe care le folosești;
• Și Google Workspace (denumit în trecut GSuite for Nonprofits) te poate ajuta cu ușurință să îți pui proiectele în ordine. Poți și să folosești Google Task individual, dar și să setezi în Google Sites un site intern pentru un proiect al organizației, care te va ajuta să integrezi tot ce ai nevoie pentru administrarea proiectului: documente, comunicare online în echipă, calendare de proiecte. Poți parcurge aici câteva idei despre cum te pot ajuta aplicațiile Google Workspace în managementul de proiecte.

Însă cele mai utilizate și preferate sisteme online de management de proiect rămân, de departe, Asana și Trello:

• Asana este o aplicație gratuită în limita unei echipe de 15 utilizatori și îți permite să faci tot ceea ce ai nevoie ca să îți organizezi proiectele: administrare de sarcini și responsabili, adăugare de milestones, remindere și termene limită, anunțuri de progres. Chiar și în varianta ei gratuită, se poate integra cu sistemele tale existente, fie Google Workspace, fie Microsoft, fie Slack, astfel încât să ai o imagine completă asupra proiectelor tale oriunde te-ai uita. Suntem poate subiectivi, căci folosim varianta gratuită de Asana pentru managementul proiectelor noastre în Asociația Techsoup de peste 7 ani, dar este unul dintre sistemele de management de proiect cel mai ușor de setat și utilizat, așa cum poți descoperi și din ghidurile lor: Ghid de începere a utilizării Asana.

Dacă vrei să treci la un nivel și mai avansat de utilizare a Asana, prin Programul TechSoup poți obține și un discount de 50% pentru planurile lor Premium sau Business: Programul Asana de discount

• Trello este sistemul preferat de management de proiecte IT utilizat de dezvoltatorii independenți, pentru că este gratuit, fără limită de utilizatori, și îți permite să aduni la un loc termene limită, sarcini și membri de echipă fără o nevoie prea mare de instruire. Este ușor și la îndemână de utilizat și, la fel ca Asana, se poate integra cu ușurință în orice suită de productivitate existentă.

Deși mai veche, o trecere în revistă a acestor aplicații am făcut și noi la începuturile Școlii Digitale pentru ONG și puteți urmări webinarul de aplicații de productivitate pentru ONG pentru a afla detalii inclusiv despre aplicații individuale de management de sarcini.

Este important însă, ca soluția să fie utilizată consistent și coerent în toată organizația pentru a produce cu adevărat rezultate, așa că verifică dacă:

• • Au toți membrii echipei acces la sistem și știu să îl folosească? Dar voluntarii și colaboratorii externi din proiecte, dacă lucrați și cu ei în aceste sisteme?
  • Ați trecut în sistem toate proiectele organizației, inclusiv partea administrativă sau de comunicare?
  • Este evident ce proiecte sunt în lucru, cine este responsabil de ele și de ce anume în cadrul lor?
  • Apar în sistem momentele importante din proiecte, dar și sarcini de lucru? Există termene limită clare pentru activitățile listate?
  • Este ușor pentru oricine din echipă să își dea seama, doar uitându-se în sistem, ce anume este în lucru în organizație și cine și ce face în cadrul organizației?
  • Este ușor și evident pentru oricine din echipă să își dea seama din sistem ce are de făcut?

În managementul digital de proiecte este important, de asemenea, să decideți și:

• Cât de detaliat veți trece sarcinile de lucru? Este de preferat o detaliere foarte mare sau mai degrabă o trecere în revistă a momentelor importante din proiect?
• Cât de des actualizăm progresul proiectelor și cât de mult timp dedicăm trecerii de sarcini și parcurgerii sistemului?
• Cum facem ca sistemul online să nu devină o sarcină în sine, ci un ajutor serios în a-i ajuta pe toți colegii să aibă aceeași imagine despre organizație și să înțeleagă ce se întâmplă în ea?
• Cum ne asigurăm că managementul de proiect nu devine un instrument de verificare inutilă și birocrație, ci ajută cu adevărat fiecare om din echipă să identifice unde poate contribui?

Dar toate sistemele digitale din lume nu pot ajuta organizația și proiectele ei dacă nu sunt utilizate de toată lumea, intern, consistent și coerent sau dacă sunt dublate de o cultură organizațională netransparentă, în care fiecare se ocupă și este interesat doar de proiectul lui.

Deci o dată cu această revoluție internă în managementul de proiecte, convinge-ți colegii să ți se alăture cu același entuziasm și asigură-te că înțeleg și sunt convinși de beneficiile acestui sistem.

Vei schimba puțin câte puțin și cultura organizațională și felul în care înțelegeți ce se întâmplă în organizație.

Orice sistem ai alege, nu uita să verifici mai întâi dacă este disponibil gratuit sau cu discount prin TechSoup România, fie în catalogul TechSoup, fie ca serviciu de validare - orice economie este binevenită.

Chiar dacă nu este, întreabă furnizorul respectiv dacă nu cumva oferă el un discount general sau pentru munca ta - sunt șanse mari să ofere sau să îl convingi să îți ofere, așa că pornește prin a întreba. Și noi la Asociația TechSoup suntem mari fani economii, și nu pierdem nicio ocazie în a economisi fonduri pentru proiectele noastre.

Reamintește-ți pașii anteriori: 1, 2, 3 sau 4 sau mergi direct la ultimul -  Pasul 6, în transformarea digitală a organizației tale.