Primii 6 pași în transformarea digitală a unei organizații nonprofit

Primii 6 pași în transformarea digitală a unei organizații nonprofit

de Asociația Techsoup

 

Pandemia de COVID-19 a accelerat schimbările din organizații și ne-a demonstrat că o echipare digitală corespunzătoare ne ajută să putem continua munca de oriunde. Putem să facem bine și să fim alături de comunitățile noastre doar dacă și procesele noastre interne sunt bine puse la punct și nu sunt îngreunate de lipsa de pregătire digitală a organizației.

Însă nu întotdeauna ne este clar de unde să începem sau cum să continuăm pregătirea digitală a ONG-ului nostru. Pentru toate organizațiile nonprofit care nu știu de unde să înceapă sau pentru cele care vor să treacă la nivelul următor, am adunat la un loc idei spuse simplu, despre cum ne verificăm pregătirea digitală și cum migrăm în online organizarea administrativă și o parte din procese.

Ne antrenăm împreună pentru #TransformareDigitala, răspunzând la unele dintre cele mai frecvente întrebări pe care le-am primit de la organizațiile nonprofit pe care le servim. Toate astea ca să putem continua să facem binele cu aceeași energie sau chiar mai multă.

Știm că niciodată nu pare a fi prioritar să ne ocupăm de pregătirea noastră digitală, dar va face diferența la următoarea criză contextuală sau la următorul moment când vei fi mai rapid în reacțiile tale, pentru că nu va trebui, în același timp, să te ocupi cu sarcinile zilnice și să înveți un sistem nou.

Dă start transformării digitale și urmează cei 6 pași pe care i-am pregătit pentru tine în seria de articole despre #TransformareDigitală.

Pasul 1 - Începe cu domeniul de web al organizației și alege o suită de productivitate în cloud

Muncim distribuit din ce în ce mai mult, nu ne mai permitem sedii fizice sau #stamacasa, iar infrastructura organizației trebuie să reflecte toate aceste situații.

Continuăm să lucrăm preponderent de acasă și e posibil ca această tendință să devină o nouă normalitate pe viitor, prin urmare cloud-ul nu mai este o opțiune, este obligatoriu și este obligatoriu acum.

Începe munca de acasă cu această listă de verificare:

  • Au toți angajații din organizație acces la un laptop cu un sistem de operare și un browser, fie al organizației, fie personal? (Nu uita de Programul TechSoup ca alternativă pentru nevoile tale de sisteme de operare.)
  • Au toți conexiune stabilă la internet acasă?
  • Au toți un spațiu adecvat de lucru acasă?

Nu minimiza importanța unui scaun de birou, mai ales dacă angajații tăi își continuă programul intens de lucru de acasă. Gândește soluții prin care să poți trimite echipamentul de birou să fie folosit acolo unde este nevoie de el.

Continuă cu cei mai importanți 2 pași pe care îi vei face pentru a muta infrastructura organizației tale în cloud:

Pasul 1: Cumpără un domeniu web oficial, de tipul www.organizatiamea.ro, de la ROtld.

De ce trebuie să am domeniu web pentru organizatia mea, www.organizațiamea.ro?

Este buletinul tău digital și devine similar ca importanță cu certificatul fiscal sau cel de înregistrare. Ca să poți accesa orice infrastructură de cloud gratuită oferită de companii IT și orice serviciu de cloud profesional, ai nevoie de domeniul înregistrat al organizației - nu poți începe un proces de #TransformareDigitală a organizației fără domeniu web.

 

 

Baza tuturor serviciilor de cloud este domeniul organizației. Este cea mai mare investiție strategică pe care o poți face în infrastructura organizației tale. Achiziționează un domeniu de la orice furnizor de hosting sau, cel mai bine, chiar de aici: direct de la serviciul oficial din România: ROtld. Un domeniu .ro pentru 5 ani te va costa 345 RON, pentru 3 ani - 210 RON. Poți plăti inclusiv prin ghișeul.ro, online, și achiziția domeniului durează sub 24 de ore.

Dacă vrei alternative la ROtld, există zeci de servicii de înregistrare de domenii, cu diferite tipuri de costuri și cu diferite extensii, care se găsesc la o simplă căutare, dar pentru România toate trebuie să înregistreze domeniul la ROtld - nu uita că tu (organizația) vei fi deținătorul legal al domeniul înregistrat, și nu doar un utilizator al lui.

Fiecare furnizor de servicii de hosting furnizează în general și servicii de înregistrare de domenii. Caută “domain registration” pentru diferite variante, dar încearcă și direct procesul de înregistrare la ROtld.

După ce ai un domeniu, poți trece la Pasul 2: Implementează o suită gratuită de productivitate care să vă aducă tuturor:

  • adrese de email instituționale pe domeniul organizației, adică nume@organizatiamea.ro
  • acces și găzduire pentru documentele organizației – un spațiu comun în același cloud pentru toate sau cât mai multe dintre documentele și procesele organizației
  • acces la calendarul comun de activități al organizației
  • servicii gratuite de conferințe online, în interiorul și pentru exteriorul organizației.

Ce este o suită de productivitate?

O suită de productivitate este un serviciu IT profesional în cloud pe care îl poți obține gratuit pentru organizația ta. Google sau Microsoft oferă suite complete de productivitate care înseamnă: email pe domeniul organizației, stocare și arhivare de documente, calendare comune, sistem de conferință, plus servicii de securitate pentru toate aceste date și servicii. Ai propria ta infrastructură profesională IT, fără să plătești pentru asta.

Cel mai important pas pe care îl vei face pentru organizația ta este să alegi și să implementezi oricare dintre soluțiile complete de productivitate de la Google Workspace for Nonprofits și Microsoft Office 365 for Nonprofits. Dacă organizația ta este eligibilă, poți accesa direct variantele gratuite pentru ONG-uri, deci vei avea toate acele lucruri de mai sus, fără costuri de hosting sau infrastructură. Nu ai limită de utilizatori pentru niciunul dintre aceste servicii.

Accesează direct informațiile despre programe și pornește procesul de aplicație de aici:

  • Google Workspace for Nonprofits (care înseamnă printre altele acces la GMail profesional, Google Drive în limita a 30GB per utilizator, Google Meet cu până la 250 de invitați în conferințe online, chiar și Google Classroom, plus acces la variantele de cloud a Google Documents and Sheets)
  • Microsoft: Microsoft Office 365 for Nonprofits (care îți aduce email pe Outlook și Exchange, OneDrive în limita a 1TB per utilizator, server de documente în SharePoint, Microsoft Teams, plus acces la variantele de cloud a Word, Excel și PowerPoint)

Oricare program de mai sus ai alege, acesta este pasul prin care conectezi toți colegii la organizație, documente și procese cu doar un browser, iar ei vor avea acces la toate aceste lucruri din propriul lor browser sau direct de pe telefon. Tu știi cel mai bine ce vi se potrivește - poate aveți nevoie de ușurință în utilizare sau aveți nevoie de spații mari de stocare a documentelor. Citește despre fiecare în parte, decide și pornește procesul de aplicare chiar acum, ca la următoarea criză de context să le ai deja pe toate la îndemână.

Descoperă în linkurile de mai sus beneficiile fiecărui  program în parte sau pornește de la informațiile disponibile aici despre cum le accesezi: https://www.techsoup.ro/servicii-cloud-ONG

Nu uita: Procesul de aplicare se derulează în totalitate pe paginile Google și Microsoft, dar vei avea nevoie de codul de validare TechSoup - pe care orice organizație înregistrată și validă îl găsește în contul său de pe www.techsoup.ro. Ce înseamnă cod de validare și cum intri în contul organizației sau cum te înregistrezi, găsești în secțiunea de Ajutor și Întrebări frecvente pe www.techsoup.ro

Parcurge cu atenție toate informațiile înainte să ne scrii. Sunt 3900 de organizații în TechSoup, cu siguranță am mai fost întrebați ceea ce cauți și tu :)

Descoperă Pasul 2 din transformarea digitală a organizației tale.