Întrebări frecvente despre înregistrarea unui ONG în comunitatea TechSoup România

Este organizația mea eligibilă pentru înregistrarea în Programul TechSoup România?

Programul TechSoup România este deschis tuturor organizațiilor neguvernamentale înregistrate legal în Romania în Registrul Național ONG al Ministerului Justiției, care își desfășoară activitatea conform OG 26/2000 cu privire la asociații și fundații, cu completările și modificările ulterioare. Citește aici toate criteriile de eligibilitate: eligibilitate în Programul TechSoup România

 

Cum înregistrez organizația mea în programul TechSoup România?

Detalii complete privind procesul de înregistrare găsiți în acest articol: pași înregistrare în Programul TechSoup România

Înregistrarea este gratuită, se realizează online pe www.techsoup.ro și durează sub 20 de minute.

 

Cât durează procesul de validare și verificare a eligibilității organizației?

Procesul de validare și analiză a eligibilității este gratuit și poate dura până la 20 zile lucrătoare, dacă la înregistrarea organizației ați completat toate câmpurile solicitate și ați trimis toate documentele organizației.

Echipa Programului TechSoup România vă va contacta prin email sau telefon dacă unele informații lipsesc, pentru a completa aplicația organizației dumneavoastre.

 

De ce sunt necesare documentele constitutive ale organizației?

Procedura de înregistrare si validare a organizațiilor este similară la nivel global, în toate țările rețelei TechSoup - acestea fiind condițiile solicitate de companiile partenere TechSoup. Doar în baza documentelor constitutive putem face verificările necesare pentru stabilirea eligibilității și validării organizației pentru produsele și serviciile oferite de companiile partenere.

Produsele pe care le oferă aceste companie au un tip special de licențiere, care poate fi utilizată numai de către organizații constituite legal și active fiscal, cu misiuni de activitate agreate de companiile partenere si conforme cu politicile acestora de responsabilitate sociala. 

 

Ce fel de copii ale documentelor constitutive trimit?

Documentele solicitate trebuie să fie documente autentificate sau copii scanate ale documentelor originale. De exemplu, statutul in format .doc, fără ștampila și semnăturile aferente, nu este valid. Statutul autentificat de către avocat sau notar, da.

Dimensiunea unui document nu poate depăși 5MB - deci va rugam sa verificati dimensiunile lui la scanare. Daca dimensiunea documentului depaseste 5 MB si nu aveti posibilitatea de a il micsora, va rugam sa trimiteti documentul respectiv pe adresa de email support@techsoup.ro

 

Ce adrese de email ar trebui să folosesc la crearea contului meu și în formularul de înregistrare al organizației?

La înregistrare vi se vor solicita două adrese de e-mail: una pentru contul de utilizator individual (persoana care devine astfel reprezentantul organizației în relația cu Programul TechSoup România) și o adresă de contact oficiala a organizației. Vă recomandăm să furnizați pentru adresa de contact a organizației o adresă de email oficială a organizației, precum contact@organizatiamea.ro

Ambele adrese sunt foarte importante pentru că:

- adresa de utilizator individual va fi adresa cu care vă autentificați pe www.techsoup.ro pentru a solicita produse sau accesa codul de validare TechSoup;

- adresa de contact a organizației este adresa cu care vă veți autentifica pentru a descărca electronic produsele solicitate, în special în cazul produselor Microsoft, și adresa oficială la care companiile partenere vă vor trimite acordurile de licențiere și instrucțiunile despre procesul de descărcare al produselor solicitate.  

 

Care sunt pașii următori după înregistrarea organizației?

Informațiile și documentele trimise prin formularul online sunt analizate de echipa TechSoup România. În baza criteriilor de eligibilitate ale Programului TechSoup Romania și ale companiilor partenere ale programului, echipa TechSoup Romania stabilește eligibilitatea organizației pentru fiecare dintre aceste companii și produsele și serviciile lor.

Acest proces se numește validarea sau calificarea organizației. 

Răspunsul cu privire la eligibilitatea organizației este final și necontestabil. TechSoup Romania re-analizează eligibilitatea unei organizații doar dacă organizația isi modifica fundamental domeniul de activitate, misiunea organizatiei si programele, din motive care nu tin evident de validarea in Programul TechSoup Romania, si poate face dovada legala a acestei modificari prin Statut inregistrat la Judecatorie si autentificat.

 

O organizație neguvernamentală înscrisă în Programul TechSoup România se poate afla în una din urmatoarele situații după analiza eligibilității:

- calificată/validată ca ONG și eligibilă pentru a beneficia de produsele tuturor companiile partenere TechSoup România

- calificată/validată ca ONG și eligibilă pentru a beneficia de produsele oferite doar de unele din companiile partenere

- calificată/validată ca ONG și neeligibilă pentru Programul TechSoup România (nu îndeplinește criteriile niciunuia dintre companiile donatoare partenere TechSoup România, cum ar fi organizațiile politice)

- necalificată/nevalidată ca ONG și neeligibilă pentru Programul TechSoup România (nu îndeplinește criteriul Programului TechSoup România de a fi organizație neguvernamentală care funcționează în baza OG 26/2000 și nu este înregistrată în Registul Național ONG).

 

Organizațiile religioase sunt eligibile în Programul TechSoup România?

Pentru a fi eligibilă în Programul TechSoup România, o organizație religioasă trebuie să îndeplinească în același timp următoarele condiții legale:

- conform Legii nr. 489/2006, Capitolul VIII – Asociațiile religioase – organizație trebuie să dețină un statut/act constitutiv independent de cultul recunoscut în Romania pe care această organizație l-ar reprezenta;

- conform Ordinului Ministerului Culturii și Cultelor nr. 2274/17.052007, asociația religioasă trebuie să primească un aviz din partea Ministerului Culturii prin care se aprobă înființarea și funcționarea organizației ca asociație religioasă;

- asociațiile religioase eligibile trebuie să se regăsească în secțiunea Asociații religioase  de pe pagina oficială a Secretariatului de Stat pentru Culte.

 

 

TechSoup Romania poate solicita si alte informatii despre organizatie in afara de cele deja completate prin formularul de inregistrare?

Da, TechSoup Romania poate solicita in timpul procesului de calificare alte informatii despre organizatie, in afara de cele deja furnizate, in special dar fara a fi limitate la acestea: informatii legate de activitatile derulate de organizatie in anul anterior sau activitatile planificate pentru perioada urmatoare. Transmiterea unui raport de activitate in timpul procesului de inscriere faciliteaza acest proces.

 

Cum primesc informarea de validare/calificare si de eligibilitate?

Informatiile privind eligibilitatea organizației sunt transmise prin email, pe adresa de email de contact a organizatiei din formularul de inregistrare. Va rugam sa verificati si sectiunile "Bulk" sau "Spam", uneori anumiti clienti de email pot trimite aceste emailuri in aceste sectiuni.

 

Suntem o organizatie abia inregistrata, ne putem inregistra in comunitatea si Programul TechSoup Romania?

Da, dar pentru a putea decide asupra validarii organizatiei este necesar sa ne furnizati in plus informatii despre programele dumneavoastra viitoare, date despre activitatile planificate sau realizate sau daca organizatia a avut activitati ca grup de initiativa informala inainte de infiintarea legala.

Este in continuare absolut obligatoriu sa puteti furniza documentele constitutive mentionate mai sus, deci va puteti inscrie abia dupa finalizarea tuturor procedurilor legale pentru infiintarea organizatiei si primirea Hotararii definitive de constituire si a Certificatului de Inregistrare in Registrul Asociatiilor si Fundatiilor. 

 

Nu am Certificatul de Inregistrare in Registrul Asociatiilor si Fundatiilor. Ce fac?

Acest documente se eliberează la cerere de la Judecătoria pe raza căreia este înregistrată organizația dumneavoastră. Dacă nu dețineți acest document în momentul înscrierii în Programul TechSoup, este suficient să atașati documentul emis de Judecătorie, intitulat Încheiere de ședință nr.xyz prin care autoritatea dispune înscrierea viitoare a organizației în Registrul Special al Asociațiilor și Fundațiilor.

 

De ce este gratuită înregistrarea în Programul TechSoup Romania?

Programul TechSoup este un program global nonprofit, creat de organizații nonprofit pentru organizații nonprofit, prin care mobilizăm tehnologie, training pentru tehnologie și inspirație în utilizarea tehnologiei exclusiv pentru organizațiile neguvernamentale din toată lumea. Noi, Asociația Techsoup, care derulăm programul în România și Moldova, suntem și noi un ONG: www.asociatiatechsoup.ro

Inregistrarea, validarea si furnizarea codului de validare TechSoup sunt gratuite. Nu exista taxe de inscriere, iar inscrierea nu se poate realiza prin intermediari sau terti. Validarea organizației nu este condiționată de solicitarea de produse software sau de servicii cloud. 

 

Cum reușiți să finanțați acest program cu peste 3000 de organizații beneficiare?

La produsele software solicitate prin www.techsoup.ro vei contribui cu o taxa de administrare de până la 10% din valoarea de piața a produsului. Taxa de administrare este aceeași la nivel global si ajuta programul sa administreze trainingurile pentru ONG-uri, sa extinda programul catre noi organizatii sau catre noi organizatii partenere. Taxa de administrare pentru fiecare produs in parte se achită o singură dată, la momentul efectuării solicitării de software.

Vei primi o factură proformă pentru a avea detaliile de plată și o factură fiscală finală după efectuarea plății. Află tot ce trebuie să știi despre solicitarea de software aici: solicitare de produse software prin Programul TechSoup

Singurele costuri din Programul TechSoup sunt cele legate de solicitarea de produse software, dacă organizația decide că are nevoie și dacă solicită produse prin www.techsoup.ro: taxa de administrare este transparent afișată pentru fiecare produs în parte în catalogul de produse.

 

Nu am nevoie de produse software. Sunt obligat sa solicit produse?

NU. Va puteti inregistra in comunitate doar pentru a participa la evenimentele si trainingurile noastre sau nici macar, puteți doar să accesați codul de validare necesar pentru un serviciu cloud.

Analiza de eligibilitate a organizatiei dumneavoastra se va face insa pentru toate produsele disponibile, astfel incat daca la vreun moment dat in viata organizatiei veti avea nevoie de produse software pentru care sunteti eligibil, le veti putea solicita si primi prin Programul TechSoup Romania.