Întrebări frecvente despre înregistrarea unui ONG în comunitatea TechSoup România

Precizare importantă:

Înregistrarea și validarea organizațiilor nonprofit în Programul TechSoup este gratuită și necondiționată de accesarea de produse software sau cloud. Dacă aveți toate documentele la îndemână, completarea formularului de inscriere durează în medie pana la 15 minute.
Recomandarea Asociației Techsoup România este ca demersurile de înregistrare, validare și accesare ale serviciilor oferite prin Programul TechSoup Romania să fie făcute direct de reprezentanții organizației, nu de terți în numele organizației, din motive de securitate ale informațiilor organizațiilor dumneavoastră și pentru a securiza accesul la codul de validare TechSoup.

Este organizația mea eligibilă pentru înregistrarea în Programul TechSoup România?

Programul TechSoup România este deschis tuturor organizațiilor neguvernamentale înregistrate legal în Romania în Registrul Național ONG al Ministerului Justiției, care își desfășoară activitatea conform OG 26/2000 cu privire la asociații și fundații, cu completările și modificările ulterioare.

Cum înregistrez organizația pe care o reprezint în programul TechSoup România?

Detalii complete privind procesul de înregistrare găsiți în acest articol: Pași înregistrare în Programul TechSoup România

Cât durează procesul de validare și verificare a eligibilității?

Procesul de calificare, validare și declarare a eligibilității poate dura până la 20 zile lucrătoare, dacă la înregistrarea organizației ați completat toate câmpurile solicitate și ați trimis toate documentele organizației. Echipa Programului TechSoup România vă va contacta prin email sau telefon dacă unele informații lipsesc, pentru a completa aplicația organizației dumneavoastre.

De ce sunt necesare documentele constitutive ale organizației?

Procedura de înregistrare si validare a organizațiilor este similară la nivel global, în toate țările rețelei TechSoup - acestea fiind condițiile solicitate de companiile partenere TechSoup. Produsele pe care le oferă aceste companie au un tip special de licențiere, care poate fi utilizată numai de către organizații constituite legal și active fiscal, cu misiuni de activitate agreate de companiile partenere si conforme cu politicile acestora de responsabilitate sociala. Doar în baza documentelor constitutive putem face verificările necesare pentru stabilirea eligibilității și calificării organizației pentru produse și programe software.

Ce fel de copii ale documentelor constitutive trimit?

Documentele solicitate trebuie să fie documente autentificate sau copii scanate ale documentelor originale. De exemplu, statutul in format .doc, fără ștampila și semnăturile aferente, nu este valid. Statutul autentificat de către avocat sau notar, da.

Dimensiunea unui document nu poate depăși 5MB - deci va rugam sa verificati dimensiunile lui la scanare. Daca dimensiunea documentului depaseste 5 MB si nu aveti posibilitatea de a il micsora, va rugam sa trimiteti documentul respectiv pe adresa de email support@techsoup.ro.

Ce adrese de email ar trebui să folosesc la înregistrarea mea și a organizației?

La înregistrare vi se vor solicita două adrese de e-mail: una de utilizator individual (persoana care devine astfel reprezentantul organizației în relația cu Programul TechSoup România) și o adresă de contact a organizației. Vă recomandăm să furnizați pentru adresa de contact a organizației o adresă de email oficială a organizației, precum contact@organizatiamea.ro

Ambele adrese sunt foarte importante pentru că:

- adresa de utilizator individual va fi adresa cu care vă autentificați pe www.techsoup.ro pentru a solicita produse sau accesa codul de validare TechSoup;

- adresa de contact a organizației este adresa cu care vă veți autentifica pentru a descărca electronic produsele solicitate, în special în cazul produselor Microsoft, și adresa oficială la care companiile partenere vă vor trimite acordurile de licențiere și instrucțiunile despre procesul de descărcare al produselor solicitate.  

Care sunt pașii următori după înregistrarea organizației?

Informațiile și documentele trimise prin formularul online sunt analizate de echipa TechSoup România. În baza criteriilor de eligibilitate ale Programului TechSoup Romania și ale companiilor partenere ale programului, echipa TechSoup Romania va stabili eligibilitatea organizației pentru fiecare dintre aceste companii și produsele lor disponibile în catalog. Acest proces se numește calificarea sau validarea organizației.

O organizație neguvernamentală înscrisă în Programul TechSoup România se poate afla în una din urmatoarele situații după analiza eligibilității:

- calificată/validată ca ONG și eligibilă pentru a beneficia de produsele tuturor companiile partenere TechSoup România

- calificată/validată ca ONG și eligibilă pentru a beneficia de produsele oferite doar de unele din companiile partenere

- calificată/validată ca ONG și neeligibilă pentru Programul TechSoup România (nu îndeplinește criteriile niciunuia dintre companiile donatoare partenere TechSoup România, cum ar fi organizațiile politice)

- necalificată/nevalidată ca ONG și neeligibilă pentru Programul TechSoup România (nu îndeplinește criteriul Programului TechSoup România de a fi organizație neguvernamentală care funcționează în baza OG 26/2000 și nu este înregistrată în Registul Național ONG).

Organizațiile religioase sunt eligibile în Programul TechSoup România?

Pentru a fi eligibilă în Programul TechSoup România, o organizație religioasă trebuie să îndeplinească în același timp următoarele condiții legale:

- conform Legii nr. 489/2006, Capitolul VIII – Asociațiile religioase – organizație trebuie să dețină un statut/act constitutiv independent de cultul recunoscut în Romania pe care această organizație l-ar reprezenta;

- conform Ordinului Ministerului Culturii și Cultelor nr. 2274/17.052007, asociația religioasă trebuie să primească un aviz din partea Ministerului Culturii prin care se aprobă înființarea și funcționarea organizației ca asociație religioasă;

- asociațiile religioase eligibile trebuie să se regăsească în secțiunea Asociații religioase  de pe pagina oficială a Secretariatului de Stat pentru Culte.

Important: Răspunsul cu privire la eligibilitatea organizației este final. TechSoup Romania poate re-analiza eligibilitatea organizației pentru program doar dacă organizația, pe parcursul vieții organizatiei si din motive care nu tin in mod evident de inscrierea in Programul TechSoup Romania, isi modifica fundamental domeniul de activitate, misiunea organizatiei si programele si poate face dovada legala prin Statut inregistrat si autentificat a acestei schimbari.

TechSoup Romania poate solicita si alte informatii despre organizatie in afara de cele deja completate prin formularul de inregistrare?

Da, TechSoup Romania poate solicita in timpul procesului de calificare alte informatii despre organizatie, in afara de cele deja furnizate, in special fara a fi limitate la acestea informatii legate de activitatile derulate de organizatie in anul anterior sau activitatile planificate pentru perioada urmatoare. Transmiterea unui raport de activitate in timpul procesului de inscriere faciliteaza acest proces.

Cum primesc informarea de calificare si de eligibilitate?

Informatiile privind eligibilitatea organizației sunt transmise prin email, pe adresa de email de contact a organizatiei din formularul de inregistrare. Va rugam sa verificati si sectiunile "Bulk" sau "Spam", uneori anumiti clienti de email pot trimite aceste emailuri in aceste sectiuni.

Suntem o organizatie abia inregistrata, ne putem inregistra in comunitatea si Programul TechSoup Romania?

Pentru a putea decide asupra validarii organizatiei este necesar sa ne furnizati in plus informatii despre programele dumneavoastra viitoare, date despre activitatile planificate sau realizate sau daca organizatia a avut activitati ca grup de initiativa informala inainte de infiintarea legala.

Este in continuare obligatoriu sa puteti furniza documentele constitutive mentionate mai sus, deci va puteti inscrie abia dupa finalizarea tuturor procesurilor legale pentru infiintarea organizatiei si primirea Hotararii definitive de constituire si a Certificatului de Inregistrare in Registrul Asociatiilor si Fundatiilor. 

Nu am Certificatul de Inregistrare in Registrul Asociatiilor si Fundatiilor. Ce fac?

Acest documente se eliberează la cerere de la Judecătoria pe raza căreia este înregistrată organizația dumneavoastră. Dacă nu dețineți acest document în momentul înscrierii în Programul TechSoup, este suficient să atașati documentul emis de Judecătorie, intitulat Încheiere de ședință nr.xyz prin care autoritatea dispune înscrierea viitoare a organizației în Registrul Special al Asociațiilor și Fundațiilor.

Cat costa inregistrarea in Programul si comunitatea TechSoup Romania?

Inregistrarea si validarea in program si furnizarea codului de validare TechSoup sunt gratuite si vor ramane gratuite. Nu exista taxe de inscriere sau de membru ale Programului, iar inscrierea nu se poate realiza prin intermediari sau terti.

De asemenea, nu percepem taxe de participare la activitatile comunitatii pentru organizatiile membre: traininguri, conferinte, evenimente organizate direct de Asociatia Techsoup.

Important: validarea organizației nu este condiționată de accesarea de produse software sau de servicii cloud. 

Singurele costuri din Programul TechSoup sunt cele legate de solicitarea de produse software, dacă organizația decide că are nevoie și solicită produse prin Program: taxa de administrare este transparent afișată pentru fiecare produs în parte în catalogul de produse. Taxa de administrare este aceeași la nivel global si ajuta programul sa administreze activitatile gratuite pentru ONG-uri, sa extinda programul catre noi organizatii sau catre noi organizatii partenere. Taxa de administrare pentru fiecare produs in parte este de regula pana la 10% din valoarea de piata a produsului și se achită o singură dată, la momentul efectuării solicitării de software.

Nu am nevoie de produse software. Sunt obligat sa solicit produse?

Evident: NU. Va puteti inregistra in comunitate doar pentru a participa la evenimentele si trainingurile noastre sau nici macar, doar pentru a accesa codul de validare necesar pentru un serviciu cloud. Analiza de eligibilitate a organizatiei dumneavoastra se va face insa pentru toate produsele disponibile, astfel incat daca la vreun moment dat in viata organizatiei veti avea nevoie de produse software pentru care sunteti eligibil, le veti putea solicita si primi prin Programul TechSoup Romania.

Ce beneficii am dacă înregistrez organizația ca membru în comunitatea și Programul TechSoup România?

În primul rând, puteți participa la evenimentele, cursurile, trainingurile și conferințele organizate de noi sau împreună cu companiile noastre partenere. În cadrul Școlii Digitale pentru ONG-uri: ONG Online creăm mereu noi experiențe de învățare digitală pentru ONG-uri și credem în misiunea noastră de a vă ajuta să învățați abilități în zona online și digitală care vă permit să fiți mai eficient sau să aveți mai mult impact în îndeplinirea misiunii organizației.

Apoi, veti putea solicita, daca veti dori, produse software din catalogul de produse TechSoup Romania pentru care organizatia este eligibila: sisteme de operare legale, suite de office profesionale, antivirus, produse si sisteme de backup pentru organizatie, produse de analize de date sau editare foto-video.

In acelasi timp, o data cu validarea puteti deveni eligibil pentru programe si servicii cloud donate sau reduse oferite direct de companii partenere: Adobe, Google, Microsoft.

Ce fac dacă nu am găsit pe pagina TechSoup România răspuns la întrebarea mea?

Așteptăm mesajele pe support@techsoup.ro unde încercăm să răspundem în maximum 48 de ore de la primirea lor. Înainte de a ne scrie, vă rugăm să verificați și centrul de ajutor și întrebări frecvente din meniul principal.