Întrebări frecvente despre înregistrarea unui ONG în comunitatea TechSoup România

Este organizația mea eligibilă pentru înregistrarea în Programul TechSoup România?

Programul TechSoup România este deschis tuturor organizațiilor neguvernamentale înregistrate legal în Romania în Registrul Național ONG al Ministerului Justiției, care își desfășoară activitatea conform OG 26/2000 cu privire la asociații și fundații, cu completările și modificările ulterioare. Citește aici toate criteriile de eligibilitate: eligibilitate în Programul TechSoup România

 

Cum înregistrez organizația mea în programul TechSoup România?

Detalii complete privind procesul de înregistrare găsești în acest articol: pași înregistrare în Programul TechSoup România

Înregistrarea este gratuită, se realizează online pe www.techsoup.ro și durează sub 20 de minute.

 

Cât durează procesul de validare și verificare a eligibilității organizației?

Procesul de validare și analiză a eligibilității este gratuit și poate dura până la 20 zile lucrătoare, dacă la înregistrarea organizației ai completat toate câmpurile solicitate și ai trimis toate documentele organizației.

Echipa Programului TechSoup România te va contacta prin email sau telefon dacă unele informații lipsesc, pentru a completa aplicația organizației pe care o reprezinți.

 

De ce sunt necesare documentele constitutive ale organizației?

Procedura de înregistrare si validare a organizațiilor este similară la nivel global, în toate țările rețelei TechSoup - acestea fiind condițiile solicitate de companiile partenere TechSoup. Doar în baza documentelor constitutive putem face verificările necesare pentru stabilirea eligibilității și validării organizației pentru produsele și serviciile oferite de companiile partenere.

Produsele pe care le oferă aceste companie au un tip special de licențiere, care poate fi utilizată numai de către organizații constituite legal și active fiscal, cu misiuni de activitate agreate de companiile partenere și conforme cu politicile acestora de responsabilitate socială. 

 

Ce fel de copii ale documentelor constitutive trimit?

Documentele solicitate trebuie să fie documente autentificate sau copii scanate ale documentelor originale. De exemplu, statutul in format .doc, fără ștampila și semnăturile aferente, nu este valid. Statutul autentificat de către avocat sau notar, da.

Dimensiunea unui document nu poate depăși 15MB - deci te rugăm să verifici dimensiunile lui la scanare. Dacă dimensiunea documentului depășește 15 MB și nu ai posibilitatea de a-l micșora, te rugăm să trimiți documentul respectiv pe adresa de email support@techsoup.ro.

 

Ce adrese de email ar trebui să folosesc la crearea contului meu și în formularul de înregistrare al organizației?

La înregistrare ți se vor solicita două adrese de e-mail: una pentru contul de utilizator individual (persoana care devine astfel reprezentantul organizației în relația cu Programul TechSoup România) și o adresă de contact oficiala a organizației. Îți recomandăm ca pentru adresa de contact a organizației, să furnizezi o adresă de email oficială a organizației, precum contact@organizatiamea.ro

Ambele adrese sunt foarte importante pentru că:

- adresa de utilizator individual va fi adresa cu care te vei autentifica pe www.techsoup.ro pentru a solicita produse sau pentru a accesa codul de validare TechSoup;

- adresa de contact a organizației este adresa cu care te vei autentifica pentru a descărca electronic produsele solicitate, în special în cazul produselor Microsoft, și adresa oficială la care companiile partenere îți vor trimite acordurile de licențiere și instrucțiunile despre procesul de descărcare al produselor solicitate.  

 

Care sunt pașii următori după înregistrarea organizației?

Informațiile și documentele trimise prin formularul online sunt analizate de echipa TechSoup România. În baza criteriilor de eligibilitate ale Programului TechSoup Romania și ale companiilor partenere ale programului, echipa TechSoup Romania stabilește eligibilitatea organizației pentru fiecare dintre aceste companii și produsele și serviciile lor.

Acest proces se numește validarea sau calificarea organizației. 

Răspunsul cu privire la eligibilitatea organizației este final și necontestabil. TechSoup România re-analizează eligibilitatea unei organizații doar dacă organizația își modifică fundamental domeniul de activitate, misiunea organizației și programele, din motive care nu țin evident de validarea în Programul TechSoup România, și poate face dovada legală a acestei modificări prin Statut înregistrat la Judecătorie și autentificat.

 

O organizație neguvernamentală înscrisă în Programul TechSoup România se poate afla în una din urmatoarele situații după analiza eligibilității:

- calificată/validată ca ONG și eligibilă pentru a beneficia de produsele tuturor companiile partenere TechSoup România

- calificată/validată ca ONG și eligibilă pentru a beneficia de produsele oferite doar de unele din companiile partenere

- calificată/validată ca ONG și neeligibilă pentru Programul TechSoup România (nu îndeplinește criteriile niciunuia dintre companiile donatoare partenere TechSoup România, cum ar fi organizațiile politice)

- necalificată/nevalidată ca ONG și neeligibilă pentru Programul TechSoup România (nu îndeplinește criteriul Programului TechSoup România de a fi organizație neguvernamentală care funcționează în baza OG 26/2000 și nu este înregistrată în Registul Național ONG).

 

Organizațiile religioase sunt eligibile în Programul TechSoup România?

Pentru a fi eligibilă în Programul TechSoup România, o organizație religioasă trebuie să îndeplinească în același timp următoarele condiții legale:

- conform Legii nr. 489/2006, Capitolul VIII – Asociațiile religioase – organizație trebuie să dețină un statut/act constitutiv independent de cultul recunoscut în Romania pe care această organizație l-ar reprezenta;

- conform Ordinului Ministerului Culturii și Cultelor nr. 2274/17.052007, asociația religioasă trebuie să primească un aviz din partea Ministerului Culturii prin care se aprobă înființarea și funcționarea organizației ca asociație religioasă;

- asociațiile religioase eligibile trebuie să se regăsească în secțiunea Asociații religioase  de pe pagina oficială a Secretariatului de Stat pentru Culte.

 

 

TechSoup România poate solicita și alte informații despre organizație în afară de cele deja completate prin formularul de înregistrare?

Da, TechSoup România poate solicita în timpul procesului de calificare alte informații despre organizație, în afară de cele deja furnizate, în special dar fără a fi limitate la acestea: informații legate de activitățile derulate de organizație în anul anterior sau activitățile planificate pentru perioada următoare. Transmiterea unui raport de activitate în timpul procesului de înscriere facilitează acest proces.

 

Cum primesc informarea de validare/calificare și de eligibilitate?

Informațiile privind eligibilitatea organizației sunt transmise prin email, pe adresa de contact a organizației din formularul de înregistrare. Te rugăm să verifici și secțiunile "Bulk" sau "Spam", deoarece uneori, anumiți furnizori de servicii de email pot trimite aceste mesaje în secțiunile menționate.

 

Suntem o organizație abia înregistrată; ne putem înregistra în comunitatea și Programul TechSoup România?

Da, dar pentru a putea decide asupra validării organizației este necesar să ne furnizezi în plus informații despre programele viitoare ale orgaizației, date despre activitățile planificate sau realizate sau dacă organizația a avut activități ca grup de inițiativă informală înainte de înființarea legală.

Este în continuare absolut obligatoriu să poți furniza documentele constitutive menționate mai sus, deci îți poți înscrie organizația abia după finalizarea tuturor procedurilor legale pentru înființarea organizației și primirea Hotărârii definitive de constituire și a Certificatului de Înregistrare în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor. 

 

Nu am Certificatul de Înregistrare în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor. Ce fac?

Acest documente se eliberează la cerere de la Judecătoria pe raza căreia este înregistrată organizația dumneavoastră. Dacă nu deții acest document în momentul înscrierii în Programul TechSoup, este suficient să atașezi documentul emis de Judecătorie, intitulat Încheiere de ședință nr.xyz prin care autoritatea dispune înscrierea viitoare a organizației în Registrul Special al Asociațiilor și Fundațiilor.

 

De ce este gratuită înregistrarea în Programul TechSoup România?

Programul TechSoup este o inițiativă globală a unei organizații nonprofit prin care se facilitează accesul exclusiv al organizațiilor neguvernamentale din toată lumea, la tehnologie și inovațiile digitale moderne, precum și la training pentru utilizarea acestora într-un mod cât mai benefic.   

În România, programul este derulat în parteneriat de către Asociația Techsoup, organizație locală independentă și nonprofit, membră în TechSoup Global Network, și TechSoup, organizație din Statele Unite ale Americii.

Așadar, și noi, Asociația Techsoup, care derulăm programul în România și Moldova, suntem un ONG: www.asociatiatechsoup.ro

Înregistrarea, validarea și furnizarea codului de validare TechSoup sunt gratuite. Nu există taxe de înscriere, iar înscrierea nu se poate realiza prin intermediari sau terți. Validarea organizației nu este condiționată de solicitarea de produse software sau de servicii cloud. 

 

Cum reușiți să finanțați acest program cu peste 3000 de organizații beneficiare în România?

La produsele software solicitate prin www.techsoup.ro vei contribui cu o taxă de administrare de până la 10% din valoarea de piață a produsului. Taxa de administrare este aceeași la nivel global și ajută programul să administreze training-urile pentru ONG-uri, să extindă programul către noi organizații sau către noi parteneri. Taxa de administrare pentru fiecare produs în parte se achită o singură dată, la momentul efectuării solicitării de software.

Vei primi o factură proformă pentru a avea detaliile de plată și o factură fiscală finală după efectuarea plății. Află tot ce trebuie să știi despre solicitarea de software aici: solicitare de produse software prin Programul TechSoup

Singurele costuri din Programul TechSoup sunt cele legate de solicitarea de produse software, dacă organizația decide că are nevoie și dacă solicită produse prin www.techsoup.ro: taxa de administrare este transparent afișată pentru fiecare produs în parte, în catalogul de produse.

 

Nu am nevoie de produse software. Sunt obligat să solicit produse?

NU. Poți înregistra în comunitate organizația pe care o reprezinți doar pentru a participa la evenimentele și training-urile noastre sau nici măcar, poți doar să accesezi codul de validare necesar pentru un serviciu cloud.

Analiza de eligibilitate a organizației pe care o reprezinți se va face însă pentru toate produsele disponibile, astfel încât dacă la vreun moment dat în viața organizației veți avea nevoie de produse software pentru care sunteți eligibili, le vei putea solicita și primi prin Programul TechSoup România.