Administrarea eficientă a documentelor în cloud

Administrarea eficientă a documentelor în cloud – ghid pentru organizații nonprofit


**** Articol de Stephen Jackson, publicat de TechSoup Global și tradus de TechSoup România*****

 

Cum lucrăm în cloud: cum navigăm mai ușor printre fișierele organizației, stocate și accesate în deplină securitate, cum colaborăm eficient în editarea și semnarea documentelor organizației.     

 

                                                                                                                                                                      

Nu e nicio îndoială că documentele digitale au alimentat productivitatea, încă de la primele versiuni de software procesatoare de cuvinte.

În prezent, decenii mai târziu, pare nu doar că aproape totul există digital, ci și că transcede laptopurile și desktop-urile – conținutul fiind stocat în cloud.

Lumea actuală, din ce în ce mai înclinată către folosirea tehnologiilor cloud, permite un grad de colaborare, securitate, mobilitate și productivitate pe care nici nu ni l-am fi imaginat acum ceva timp. Dar, odată cu multiplele soluții pe care le avem acum la dispoziție, suntem puși și în fața nevoii de a le folosi eficient. Acest lucru poate reprezenta o sarcină descurajatoare pentru organizațiile nonprofit care sunt mai degrabă concentrate pe îndeplinirea misiunii pe care o desfășoară.

Mai jos, parcurgem o serie de strategii care să vă ajute să administrați eficient documentele digitale, împreună cu prezentarea pe scurt a unor instrumente de tehnologie, disponibile organizațiilor nonprofit prin Programul TechSoup.

Cel mai probabil, folosiți deja instrumente în cloud

Dacă ați încărcat vreodată un fișier pe internet pentru ca altcineva să îl poată descărca și vizualiza, înseamnă că v-ați bucurat deja de beneficiile tehnologiei de stocare a documentelor în regim cloud. De fapt, stocarea de fișiere în cloud a devenit un lucru atât de comun și de prietenos cu utilizatorul, încât este foarte probabil să folosiți deja această tehnologie în activitățile de zi cu zi desfășurate în organizație. În Programul TechSoup, există o serie de soluții de stocare cloud care sunt disponibile pentru organizații: Box, Google Drive, Microsoft SharePoint Online și Adobe Document Cloud (DC).

Box

Box este un instrument în cloud de administrare a partajării de fișiere și poate fi folosită pentru a stoca, trimite sau colabora pe aproape orice conținut digital produceți în organizația voastră. Setările de securitate pentru fișiere sunt ușor de implementat, iar integrarea foarte bună cu Office 365 vă va permite să editați documente Word, slide-uri de prezentări Powerpoint și multe altele, direct din program, fără să fie nevoie să descărcați propriu-zis fișierul.

Google Drive (disponibil în Google Workspace for Nonprofits, parte a Google for Nonprofits)

Google Drive este o soluție populară prin care atât organizațiile cât și indivizii pot să stocheze, să partajeze și să lucreze colaborativ pe documente, foi de calcul și slide-uri de prezentări online. Google Drive este componenta cheie a Google Workspace for Nonprofits care mai include: Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Photos etc. Fiecare utilizator poate stoca și transfera, prin intermediul Google Drive, 30 de GB de documente (inclusiv fotografii) între Gmail și Google Drive.

Microsoft SharePoint Online

SharePoint Online este o platformă cloud colaborativă care vă permite să setați un intranet pentru angajați și să creați spații de stocare și accesare de documente (atât în regim intern, cât și extern).

SharePoint Online este parte a suitei de productivitate Microsoft Office 365 și se integrează fără probleme cu Microsoft Word, Excel și PowerPoint. Organizațiile nonprofit beneficiază de un spațiu de stocare de 1 TB per utilizator.

Adobe Document Cloud (DC) — Acrobat Pro DC

Adobe Acrobat Pro DC vă permite să aveți acces la cea mai nouă versiune de Acrobat și să vă bucurați inclusiv de beneficiile Adobe Document Cloud (DC). Adobe DC vă permite să stocați și să trimiteți fișiere online și oferă opțiuni prin care să folosiți semnăturile electronice, tracking-ul de documente și altele. Adobe Acrobat Pro DC se integrează extrem de bine cu Microsoft Word, iar acest lucru face ușoară conversia de documente Word în PDF-uri editabile și viceversa.

Chiar dacă aceste programe cloud de mai sus deservesc scopuri diferite, intenții de folosire diferite și au capabilități diferite, toate reprezintă soluții solide pentru stocarea și administrarea de documente online. Multe organizații folosesc, într-o anumită măsură, o combinație dintre cele de mai sus.

Stabiliți o convenție ușoară pentru denumiri ca să puteți găsi rapid fișierele

Indiferent ce serviciu cloud folosiți pentru stocarea documentelor organizației, este important să dezvoltați un sistem omogen de denumire a documentelor, pe care să-l folosiți pentru toate fișierele. Abordările în această privință diferă, dar orice ați alege, continuați să folosiți, constant, sistemul ales.

Un exemplu de denumire a documentelor ar putea avea următorul format: DATĂ_TITLU_AUTOR.

De exemplu: 20180815_O postare de blog extraordinară_SJ

 

Acest sistem este util în special pentru că va sorta automat documentele în funcție de dată. Pe lângă asta, aveți în vedere și denumirile utilizate pentru fișiere și subfișiere. Nu fiți nici prea generali, nici prea specifici. Cu cât este mai ușor pentru oameni să navigheze prin spațiul de stocare online, cu atât mai bine, pentru că această ușurință în navigare se traduce prin productivitate crescută și o mai bună organizare.

Administrați modul de colaborare în cloud

Una dintre cele mai bune opțiuni oferite de sistemul de administrare în cloud a documentelor este posibilitatea de a colabora pe un singur document de oriunde din lume. Indiferent ce soluție cloud folosiți, există întotdeauna inclusă funcționalitatea de editare, comentare și partajare cu ceilați, indiferent de tipul de conținut pe care lucrați — de pe orice dispozitiv.

Adobe Acrobat Pro DC este o un puternic instrument pentru a crea și edita documente PDF. De exemplu, puteți crea un document pe care îl puteți partaja cu toată echipa, fiecare membru al echipei va putea scrie multiple notițe pe marginea acestui document, astfel încât să le vedeți, includeți în document, iar ulterior să le implementați în concordanță. Totul printr-un singur link care poate fi urmărit (trackable link) de orice membru din echipă și care vă scutește pe toți de nenumărate emailuri sau de o ședință comună.

Odată ce oamenii care colaborează au început să lucreze pe document, pot lăsa comentarii, pot menționa alți utilizatori sau pot căuta cu ușurință în cadrul documentului. De fapt, chiar și cei care nu au Acrobat Pro DC pot participa la acest proces. Ca creator (owner) al documentului, veți primi actualizări în timp real indiferent când sunt deschise documentele, când se lasă comentarii sau când sunt finalizate.

Dacă nu sunteți încă pregătiți să treceți în cloud, încă puteți face pași mici către acel moment în care veți migra către cloud. Asigurați-vă că folosiți un sistem de sincronizare — ca SharePoint sau Box — pentru a încărca (upload) toate fișierele voastre locale în cloud, pentru o mai bună protecție și un acces mai facil.

Rețineți că în cloud este încă important să fiți atenți la modul în care denumiți documentele folosite, din rațiuni de colaborare. Dacă un document a trecut printr-o serie întreagă de editări, adesea, o bună practică este să îl clonați, să-l redenumiți, apoi să-l partajați cu același grup de oameni care lucrează pe el.

Folosiți semnăturile digitale pentru a fi mai eficienți

Iată un scenariu familiar: Primiți un e-mail care are atașat un formular ce necesită o semnătură. Descărcați formularul, îl printați, îl semnați, îl scanați sau îi faceți o poză cu telefonul, apoi îl trimiteți înapoi ca fișier atașat (attachment).

Chiar dacă acest obicei este un pas înainte față de expedierea formularelor prin serviciu poștal sau curier, este totuși un proces greoi. Soluția? Folosiți semnăturile electronice.

DocuSign este un serviciu cloud care vă permite să încărcați și să trimiteți documente pentru a fi semnate electronic. DocuSign vă permite să partajați documentele cu orice utilizator, iar acel utilizator va putea adăuga o semnătură electronică de pe orice dispozitiv. Este de menționat și faptul că nu este necesar ca destinatarul documentului vostru să utilizeze la rândul său DocuSign, pentru a putea semna documentul primit. Mai jos, dăm câteva exemple de situații în care un astfel de instrument este util pentru organizațiile nonprofit:

  • Strângerea de fonduri: aplicații pentru granturi, reînnoiri de abonamente și contracte de sponsorizare corporate;
  • Resurse umane: distribuirea regulamentelor și politicilor interne, a acordurilor, a documentelor aferente noilor angajări;
  • Managementul voluntarilor: aplicații, avize și înregistrarea la evenimente;
  • Achiziții: acorduri cu furnizori, ordine de cumpărare și acorduri de desfășurare ale acțiunilor organizației;
  • Juridic: acorduri de confidențialitate (nondisclosure agreements – NDA-uri), licențiere și documente pentru alinierea la standardele legale;
  • Financiar: aprobări interne, raportarea cheltuielilor și audit;
  • IT: monitorizarea echipamentelor deținute, raportarea incidentelor și autorizații de mentenanță.

DocuSign se integrează, de asemenea, foarte bine cu alte soluții pe care s-ar putea să le folosiți în organizația voastră, cum ar fi cele soluțiile Microsoft, inclusiv Word, Outlook, SharePoint și altele. De exemplu, puteți trimite un document Word care trebuie semnat ca un simplu fișier atașat sau puteți trimite documentul care trebuie semnat direct din Docusing integrat în Outlook. Alte integrări, care vă permit să fiți mai eficienți, sunt disponibile și cu Box, Google, Apple și Salesforce.

Adobe Acrobat Pro DC oferă, de asemenea, opțiunea de semnătură digitală și servicii de trimitere și urmărire de documente, inclusiv cu Acrobat Pro DC. Tot ce trebuie să faceți este să creați un PDF sau un formular, să indicați care este locul pentru semnătură și să-l trimiteți către destinatarul dorit. Acea persoană poate semna de pe laptop, desktop, smartphone sau tabletă.

Este posibil, de asemenea să monitorizați situația pentru a vedea cine a semnat, cine a completat și cine a returnat documentul, totul în timp real. Și, dacă folosiți Office 365, nu uitați să profitați de avantajele integrărilor Acrobat Pro DC cu programe ca Word, PowerPoint, SharePoint și Outlook.

Măriți nivelul de securitate cu ajutorul setărilor de permisiuni

Administrarea documentelor digitale în cloud oferă un control foarte bun asupra accesului la fișiere și, de asemenea, permisiuni pentru editarea sau modificarea acelor fișiere după ce au fost trimise. Această capabilitate este importantă în mod special atunci când trimiteți sau colaborați pe documente ce conțin date sensibile.

Box permite fișierelor și folderelor voastre să fie criptate, iar un panou central vă va ajuta să administrați cu ușurință accesul la toate fișierele organizației, totul dintr-un singur loc. Există, de asemenea, funcții ce permit autentificarea și ștergerea datelor de la distanță. Aceste funcții vă pot ajuta să preveniți situațiile riscante, din cauza unui furt sau a altor circumstanțe neprevăzute.

Adobe Acrobat Pro DC oferă multe opțiuni de setări de securitate pentru fișierele PDF, odată ce acestea au fost create. De exemplu, puteți da click pe Restricționare editare (Restrict Editing) pentru a împiedica alte persoane să editeze sau să copieze fișierul trimis.

În cazul în care creați un document direct prin Adobe Pro DC, poate fi activată opțiunea Publică Informațiile Sensibile (Publish Sensitive Information). Această opțiune va seta un tip diferit de restricții, inclusiv posibilitatea de a redacta informația, de o a proteja printr-o parolă, de a interzice copierea și editarea. Puteți chiar controla dacă PDF-ul poate fi printat sau nu.

Atunci când folosiți aplicații de productivitate din suita Google Workspace for Nonprofits (precum Docs, Sheets și Slides) puteți, de asemenea, restricționa accesul. Folosiți setările de sharing pentru a controla cine poate doar vizualiza fișierele și cine are drept de editare. În plus, puteți restricționa accesul la documentele persoanelor din afara organizației.

Aplicațiile din Office 365 (ca Word, Excel și PowerPoint) permit, de asemenea, o gamă largă de setări de acces. La fel și SharePoint. Fiecare dintre aceste soluții oferă opțiuni de partajare a conținutului atât intern (cu alte persoane din organizație care au Office 365), cât și extern. Puteți decide ca un document Word utilizat ca fișier atașat, să poată fi accesat doar pentru a fi citit (read-only) și puteți controla dacă un anumit document poate fi descărcat din SharePoint sau nu.

Mai mult, Office 365 oferă opțiuni suplimentare de securitate care scanează automat conținutul pentru identificarea datelor sensibile și a informațiilor personale identificabile. Software-ul oferă și verificări legate de partajarea conținutului – dacă a fost efectuată în mod deliberat sau nu, pentru a preveni distribuția accidentală a informațiilor sensibile cum ar fi datele cardurilor bancare ale donatorilor și identitățile beneficiarilor.

Câteva considerații despre utilizarea administrării documentelor în cloud

Lumea migrează rapid informația către cloud, iar această schimbare de paradigmă a adus îmbunătățiri remarcabile asupra modului în care administrăm documentele. Nu e nicio îndoială că toate aceste schimbări rapide și consistente sunt suficiente ca să deruteze pe oricine.

Vă recomandăm să vă acordați câteva momente pentru a studia și înțelege instrumentele digitale care se află deja la dispozitiva voastră, acest lucru vă va ajuta să lucrați mai eficient și mai rapid. Și va însemna, de asemenea, că veți petrece mai puțin timp cu monitorizarea editărilor de documente sau cu adoptarea unui document de către întreaga echipă, ceea ce vă va permite să vă concentrați pe ceea ce e cu adevărat important: munca pe care organizația voastră o depune în comunitate.

-------------------------------------------------------------------

Articol publicat în data de 18 septembrie 2018 și disponibil pe site-ul TechSoup Global.